Las 3 condiciones que activan el flujo de aprobación de OV

Modificado el Mie, 13 May a 11:04 P. M.

ID artículo	KB-072
Módulo / Categoría	Ventas y Facturación / Aprobaciones
Tags	aprobación, condiciones, crédito, vencido, cupo, contado, grupos, mayoristas, franquiciados, borrador
Prioridad	Alta — entender cuándo una OV va a portal
Fuente	Capacitaciones TtT Ventas (30/03-01/04/2026) + BBP Ventas v3.1 + BBP FE v3.1 + BBP Pedidos Web v3.1
Revisado por	Alejandro Solodujin / BBP Ventas, FE y Pedidos Web HEAD

Síntoma

Una OV que debería crearse directamente termina yendo al portal, o viceversa. El equipo de ventas no sabe cuándo va a necesitar aprobación para una venta antes de enviarla.

Qué clientes aplican al modelo de aprobación

Solo para clientes de estos grupos: Mayoristas, Franquiciados, Convenios e Instituciones. Para cualquier otro grupo (clientes finales, exportación, tiendas propias, TPV) las OV siempre pasan directo sin aprobación.

Las 3 condiciones — cualquiera de las 3 activa el flujo

Condición 1: Condición de pago NO es al contado

Si la OV tiene condición de pago a plazo (30 días, 60 días, etc.) para clientes de los grupos indicados → la OV va a portal para aprobación de crédito.

Excepción: si es al contado, NO va a portal. Va al proceso de confirmación de pago (KB-071).

Condición 2: El total de la OV supera el cupo de crédito del cliente

Si el cliente tiene cupo definido y el total de la OV + lo que ya debe (comprometido) supera ese cupo → la OV va a portal aunque sea a crédito normal y sin facturas vencidas.

Si tiene cupo suficiente: pasa directo. Si no tiene cupo: va a portal.

Condición 3: El cliente tiene facturas vencidas

Si el cliente tiene al menos 1 factura sin pagar con vencimiento anterior a hoy + 7 días de holgura → la OV va a portal.

Los 7 días de holgura están parametrizados en SAP en una tabla de usuario. Se aplican a todos los clientes por igual (no por cliente individual).

Las 3 condiciones se evalúan en orden. SAP las verifica automáticamente cada vez que alguien intenta crear una OV para esos grupos de clientes. Si se cumple cualquiera de las 3, bloquea la creación y fuerza a grabar como borrador para el portal.

Qué pasa cuando SAP bloquea

Al intentar crear la OV, SAP muestra un mensaje de error indicando que requiere aprobación.
El usuario (o la integración) debe: clic derecho → Grabar como preliminar.
Se genera un borrador con número provisorio. La OV real no existe todavía.
El borrador llega automáticamente al HCO Portal para que el autorizante lo revise.
Cuando el autorizante aprueba en el portal, SAP crea la OV real con su número definitivo.

Cuándo NO hay bloqueo (pasa directo)

Cliente no es de los 4 grupos.
Venta es al contado (pasa directo con estado No Confirmado — requiere confirmar pago en SAP, no portal).
El cliente es de los grupos pero tiene cupo suficiente y no tiene facturas vencidas y la condición es a plazo → pasa directo SIN aprobación.