Cómo crear un cliente desde cero

Síntoma

Se necesita dar de alta un cliente nuevo en el sistema. El usuario no sabe la estructura del código, qué campos son obligatorios, o recibe errores de validación al intentar guardar (ej: "falta el RUT", "el código debe comenzar con C").

Causa probable

La creación de clientes en SAP HEAD tiene reglas estrictas de validación que fueron personalizadas para el proyecto. El código debe seguir una estructura específica y hay campos obligatorios que el sistema valida automáticamente. Sin estos datos correctamente cargados, no se puede vender ni facturar al cliente.

Estructura obligatoria del código de cliente

• Cliente nacional: C + RUT → ejemplo: C76123456K
• Cliente extranjero: usar RUT genérico configurado por TI.
• Locales propios (tiendas): usar la letra L (a definir antes del go-live).

Solución paso a paso

Paso 1: Iniciar la creación

1. Ir a Módulos → Socios de Negocio → Maestro de socios de negocio.
2. Si la pantalla está en modo búsqueda (campos amarillos), presionar el botón "Crear" o el ícono de "Nuevo".
3. Los campos pasan a blanco — listos para crear.

Paso 2: Datos básicos (cabecera)

1. Código: ingresar siguiendo la estructura (C + RUT).
2. Tipo: seleccionar "Cliente".
3. Al elegir tipo cliente, los grupos disponibles se filtran automáticamente.
4. Nombre: ingresar la razón social completa (ej: "Sodimac S.A.").
5. Nombre extranjero (opcional pero recomendado): ingresar nombre comercial o de fantasía (ej: "Comercial Exa").
6. Grupo: seleccionar el grupo del cliente (Cliente Final, Exportación, Retail, etc.).
7. Moneda: seleccionar pesos (CLP) por defecto, o "Todas las monedas" si el cliente puede transaccionar en múltiples.

Paso 3: Pestaña General — datos de contacto

1. Teléfono y celular (celular es obligatorio para clientes nuevos).
2. Correo (obligatorio — usado para envío de facturación electrónica).
3. Giro (OBLIGATORIO para clientes — el facturador electrónico Facele lo requiere).
4. Activo: dejar marcado.
5. Vendedor asignado (recomendado para reportería).

Paso 4: Pestaña Direcciones (CRÍTICA para clientes)

1. Crear al menos una dirección de FACTURACIÓN (obligatoria).
2. Crear al menos una dirección de DESPACHO (obligatoria).
3. Si la dirección de despacho es la misma que la de facturación, usar el botón "Copiar a despacho" para no re-digitar.
4. Llenar: ID (máximo 5 caracteres, no se puede repetir dentro del mismo cliente), nombre opcional de la dirección, calle, número, ciudad, comuna, código postal, región.
5. Para más detalle sobre direcciones múltiples, ver KB-018.

Paso 5: Pestaña Condiciones de pago

1. Asignar condición de pago por defecto (ej: 30 días).
2. Asignar lista de precios (heredada del grupo si está configurada).
3. Configurar límite de crédito y crédito comprometido (ver KB-021).

Paso 6: Pestaña Finanzas

1. Cuenta por cobrar: SAP traerá por defecto "Clientes Nacionales" o la que corresponda al grupo.
2. Verificar que la cuenta sea correcta o cambiarla si aplica.
3. Completar Gerencia, Centro de costo y Sucursal — ESTO ES CLAVE.

Paso 7: Guardar

1. Presionar "Agregar".
2. Si faltan datos obligatorios, SAP muestra el error específico (ej: "falta el RUT", "el código debe comenzar con C").
3. Corregir el error indicado y volver a guardar.

Validaciones automáticas que va a aplicar SAP

• Código no puede repetirse — si ya existe, el sistema lo informa.
• Código debe iniciar con C, P, H, E o F (validación TN001 — ver KB-015).
• Nombre obligatorio.
• Giro obligatorio (clientes).
• RUT obligatorio (cliente extranjero usa genérico).
• Correo y celular obligatorios al crear nuevos.
• Dirección de facturación y despacho obligatorias.

Si los pasos no resuelven

• Si el sistema indica "código ya asignado" — el cliente ya existe; buscarlo en lugar de crear uno nuevo.
• Si aparece error TN001 con mensaje raro: revisar la validación con TI (ver KB-015).
• Si Facele rechaza la factura del cliente recién creado: verificar que RUT, giro y dirección estén correctos.
• Para clientes que vienen de TPV (creados en tienda): NO recrearlos manualmente, ya están en el sistema.

Artículos relacionados

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