Síntoma

La cuota está cargada y revisada, pero no se sabe cómo indicarle al sistema que genere la orden de compra. O la OC se generó pero aparece como borrador y el usuario no sabe cómo completarla.

Causa probable

Cambiar el estado de la cuota de A (Abierto) a O (Crear OC) es la señal que le indica al servicio que procese esa cuota y genere una orden de compra borrador. El borrador aparece en el módulo de Compras y debe completarse manualmente con los datos de precio y condiciones antes de confirmarse como orden real.

Solución paso a paso

Paso 1: Cambiar el estado de la cuota a O

1. Abrir la cuota en la ventana Stock Cuotas.
2. Verificar que todos los artículos y cantidades estén correctos — después de este paso es más difícil cambiar sin consecuencias.
3. En el campo Estado de la cabecera, cambiar de A a O (letra O de "crear Orden").
4. Guardar la cuota.
5. Esperar hasta 2 minutos para que el servicio detecte el cambio.

Paso 2: Verificar que se generó el borrador

1. Ir a Compras → Informes → Documentos preliminares (o "Borradores").
2. Aparecerá la orden de compra con estado preliminar.
3. El número de documento preliminar queda registrado en la cuota (campo de referencia de OC).

Paso 3: Abrir y completar el borrador

1. Hacer doble clic sobre el borrador para abrirlo.
2. El borrador viene pre-cargado con: proveedor (del maestro de artículos), artículos y cantidades de la cuota, y el almacén de importaciones.
3. Completar los datos faltantes:
4. Precio unitario de cada artículo (el más crítico — sin precio no se puede convertir a OC real).
5. Condiciones de compra (Incoterms, puerto de embarque, si aplica).
6. Fechas de entrega estimadas.
7. Cualquier campo adicional requerido por Compras.
8. Revisar que el proveedor sea el correcto.
9. Guardar el borrador con los cambios (sigue siendo borrador hasta que se confirme).

Paso 4: Convertir borrador a orden de compra real

1. Con todos los datos completos, buscar el botón "Agregar" o "Convertir a documento" dentro del borrador.
2. SAP crea la orden de compra real con su número definitivo.
3. El número definitivo queda registrado en la cuota (campo OC real, distinto al campo del preliminar).

Lógica de agrupación de la OC

Si ya tenías una OC creada manualmente y quieres vincularla

1. En la cuota, localizar el campo de referencia de OC.
2. Ingresar el número de la OC existente manualmente.
3. Borrar el borrador generado por el servicio (si no se quiere duplicar).
4. Asegurarse de que la cuota y la OC tengan las mismas cantidades para mantener consistencia.

Cambios después de generar la OC

• Si cambia una cantidad en la cuota: actualizar también la línea correspondiente en la OC.
• Si cambia una cantidad en la OC: actualizar también en la cuota.
• Si se elimina un artículo: eliminar de ambos lugares.
• La cuota y la OC NO se sincronizan automáticamente — los cambios son manuales en ambos.

Si los pasos no resuelven

• Si después de 5 minutos no se generó el borrador: revisar el log (KB-032) y el estado del servicio (KB-026).
• Si el borrador se generó con el proveedor equivocado: verificar el proveedor en el maestro del artículo (KB-025).
• Si aparecen múltiples borradores: puede ser que el servicio ejecutó varias veces. Borrar los duplicados y dejar solo el correcto.

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